Tableau de Bord Apprentissage - Simplifier la transmission des données

Les Centres de formation des apprentis multiplient les saisies dans différents systèmes pour rendre compte de leur activité, des statuts des apprentis, et mettre en visibilité leur offre de formation.

Le (premier) problème à résoudre

Au total, en 2020, ce sont environ 250 000 candidats qui ont souhaité une mise en relation avec un CFA par l’un des deux portails Affelnet ou Parcoursup. Or une fois le vœu exprimé et transmis au centre de formation, aucun suivi global n'est assuré. Aucun système ne permet de savoir combien de vœux se sont traduits en entrée en apprentissage, dans la spécialité et le centre visés ou dans une autre formation avec le même statut. Aucun indice ne permet non plus d’observer les étapes franchies ou non par les jeunes, en vue d’accompagner d’une façon réactive ceux qui décrochent et peuvent se retrouver en difficulté. Plus généralement, l'écosystème de l'apprentissage manque d'interconnexion pour simplifier les échanges, favoriser un pilotage plus fin et réactif, simplifier les démarches des CFA et améliorer l'accompagnement des jeunes et des employeurs.

L'ambition

Développer une solution organisant la remontée d’informations clés depuis les systèmes de gestion des CFA vers la mission interministérielle pour faciliter les entrées en apprentissage afin dans un premier temps, de :

  • mieux observer les trajectoires des jeunes jusqu’à l’engagement effectif de leur poursuite d’études

  • discerner plus vite et plus précisément les difficultés rencontrées par certains jeunes dans l’objectif de les résoudre plus efficacement.

Le Public visé

Les jeunes en apprentissage dans les CFA.

Le(s) Bénéfice(s) attendu(s)

  1. Permettre une amélioration sensible de la qualité de pilotage

  2. Observer les positionnements de jeunes sur Affelnet et Parcoursup et leur transformation en entrée en apprentissage

  3. Identifier mieux et plus tôt les jeunes en difficulté qui sont en rupture de contact avec les CFA, pour que les conseillers spécialisés les aident à s’orienter.

Les Solutions

Version 1 : Exposer les données recueillies sur un Tableau de bord Apprentissage

  • Pour savoir comment évolue le nombre d’apprentis dans un territoire ou un secteur économique

  • Pour dénombrer les jeunes en recherche de contrat ou en risque de décrochage

  • Pour simplifier certaines démarches administratives pour les CFA

Les données agrégées sont publiques, elles sont mises à disposition de tous les acteurs :

  • Les CFA et leurs réseaux Les membres du SPE : Pole Emploi, Mission Locale, DRETS…

  • Les comités de pilotage régionaux : Conseil régionaux, Plan 1 jeune 1 solution…

  • La Plateforme de Suivi et d’Appui aux Décrocheurs

  • Les administrations compétentes des Ministères du Travail, de l’Education Nationale, de l’Enseignement Supérieur, de l’Agriculture….

La valeur ajoutée attendue pour les CFA

  • Mettre en visibilité l’évolution des effectifs et des formations en apprentissage

  • Permettre une meilleure coordination des acteurs

  • Avoir une vision plus précise de l’offre et des tensions sur un territoire

  • Simplifier les démarches administratives

  • Réduire le nombre d’enquêtes administratives

Les données utilisées

  • Apprenant : Données d’identification dont INE si disponible et état civil

  • Statut : Apprenant sans Contrat, Apprenti et Abandon

  • Formation : Certification, localisation

Les solutions de transmission des données

  • par l'éditeur de logiciel ERP utilisé par le CFA : Yparéo, Gesti, (SC Form et FCA Manager à venir ...)

  • par consommation d’une API ou par dépôt de fichier sur un serveur

Version 2 : Partager 4 champs disponibles Développer une solution qui permet l’interfaçage des données entre les CFA et la mission interministérielle pour faciliter les entrées en apprentissage afin de permettre l'alimentation des SI Parcoursup puis Affelnet sur 4 champs : - signalement d’une première étape -> RV, information collective, - pré-inscription -> vœux exploité, inscription comme stagiaire de la formation professionnelle (voie scolaire), - déjà apprenti -> avec contrat signé - abandon > information sur l’abandon du parcours.

L’opération est conduite conformément aux règlements généraux relatifs à la protection des données et à la sécurité informatique.

Un traitement de données au motif de l’intérêt public La contribution licite, et nécessaire, des CFA Conformément à la loi sur la République numérique et au motif de leur mission de service public, les CFA sont tenus de partager avec les administrations publiques les données dont la circulation sert l’intérêt général. Une opération conduite suivant les procédures sécurisées de l’État :

  • Transmission sécurisée et cryptée des données.

  • Minimisation des données circulant pour ne traiter que celles strictement utiles à la finalité de la mission.

  • Minimisation et encadrement strict de l’accès aux données et du nombre d’intervenants.

  • Inscription de l’opération au registre des traitements de données.

  • Production d’une analyse d’impact et d’un plan de mise en sécurité informatique.

vous êtes CFA : accédez ici à 'Démarches simplifiées' pour remplir les informations concernant votre établissement